PROCESAMIENTO DE DATOS

Es definido como la técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada, los cuales son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego será analizada por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.

El procesamiento de datos también puede definirse como las técnicas eléctricas, electrónicas o mecánicas utilizadas para manipular datos para el empleo humano o de máquinas.

Podemos concluir entonces que el procesamiento de datos es cualquier ordenación o tratamiento de datos que permiten obtener información, mediante el empleo de un sistema.

Los Métodos de procesamiento de datos que existen, son los siguientes:

a.      Proceso Manual.- Es el proceso más antiguo que existe y hace uso de los recursos humanos, tales como cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Este proceso es lento y expuesto a generar errores a lo largo de las etapas del ciclo de procesamiento. Al final los resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volúmenes de información escrita almacenada.

Como ejemplo podemos tener el registro de asistencia de los empleados de una empresa, en donde el administrador registra de forma manual, la asistencia de los empleados en una tabla llamada registro, para luego al fin de mes obtener el resultado de asistencia de cada empleado, quedando toda esta información almacenada en su registro.

b.      Proceso Mecánico.- Se emplean máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene como desventaja que toda la información resultante debe someterse a un proceso de almacenamiento. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecánico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo.

c.       Proceso Electromecánico.- En este proceso el enlace de información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que realizan las máquinas perforadoras, que mediante el uso de la energía eléctrica, activan un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permiten perforar suelos a distintas profundidades.

d.      Procesos Electrónicos.- En estos procesos se emplean las computadoras, por lo que los recursos humanos no son requeridos en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina,.. etc.

ESQUEMA DE PROCESAMIENTO DE LOS DATOS

CICLOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

El procesamiento de datos tiene las siguientes etapas:

1. ORIGEN.- Consta en recoger los datos iniciales. Un registro original de datos recibe el nombre de "documento fuente".

Ejemplo: Calificaciones de prueba de los estudiantes. Debe observarse que si se presenta alguna duda acerca de la nota final de un estudiante se puede regresar a los documentos originales (hojas de exámenes) y observar si se ha cometido algún error durante el procesamiento.

2. ENTRADA.- Los datos iniciales de entrada se clasifican en forma conveniente para su procesamiento, dependiendo esto de la máquina que se emplee.

Ejemplo: Al usar dispositivos electromecánicos, los datos de entrada se perforan en tarjetas y en las computadoras electrónicas los datos se registran en discos o cintas.

3. PROCESAMIENTO.- Durante el proceso se ejecutan las operaciones necesarias para convertir los datos en información significativa. Cuando la información esté completa se ejecuta la operación de salida, en la que se prepara un informe que servirá como base para la toma de decisiones.

4. SALIDA.- Se recopila los resultados obtenidos en el proceso. La forma de los datos de salida depende del empleo que se les vaya a dar a estos.

Ejemplo: Un resumen impreso de ventas para la gerencia o simplemente datos que se deben almacenar para procesamientos posteriores.

5. DISTRIBUCIÓN.- Los registros de los datos de salida se denominan "Documentos de informe o reporte".

Por ejemplo: Las hojas que se envían a registro técnico. Los documentos de información pueden llegar a ser documentos fuente para futuros procesamientos.

6. ALMACENAMIENTO.- Los resultados del proceso se almacenan para utilizarlos posteriormente como datos de entrada. Un conjunto unificado de datos en almacenamiento se denomina "archivo" y un conjunto estructurado de archivos conforma "Una base de datos".

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un Sistema de información es un conjunto de partes que se relacionan entre sí para lograr un objetivo que contribuirá a la toma de decisiones y esto es posible gracias a las diversas actividades que se llevan a cabo, lo cual estimula que la organización desarrolle sus procesos de mejor manera, obteniendo así una eficiente labor.

Es por esta razón que los Sistemas de Información realizan las diversas actividades principales haciendo uso de la computadora, lo cual permite un mejor desempeño de los sistemas de información en las organizaciones públicas y/o privadas.

En conclusión podríamos decir que un sistema de información es cualquier sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de información.

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para desarrollar un SI se utilizan las siguientes pautas básicas:

- Conocimiento de la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI.

- Identificación de problemas y oportunidades. El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva.

- Determinar las necesidades. Se procede a identificar a través de algún método de recolección de información la información relevante para el SI que se propondrá.

- Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización.

- Propuesta. Contando con la información necesaria, se elabora una propuesta formal dirigida hacia la organización.

- Diseño del sistema. Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI.

- Codificación. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación determinado.

- Implementación. En este paso se realiza la instalación de los equipos informáticos, redes y la aplicación generada en la etapa de Codificación.

- Mantenimiento. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Dado a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, los SI se pueden clasificar en:

• Sistemas Competitivos
• Sistemas Cooperativos
• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Esta clasificación es muy genérica, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias de las características anteriores.