PROCESAMIENTO DE DATOS
Es definido
como la técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de
entrada, los cuales son evaluados y ordenados, para obtener información útil,
que luego será analizada por el usuario final, para que pueda tomar las
decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.
El
procesamiento de datos también puede definirse como las técnicas eléctricas,
electrónicas o mecánicas utilizadas para manipular datos para el empleo humano
o de máquinas.
Podemos
concluir entonces que el procesamiento de datos es cualquier ordenación o
tratamiento de datos que permiten obtener información, mediante el empleo de un
sistema.
Los Métodos de procesamiento de datos que existen, son los siguientes:
a. Proceso Manual.-
Es el proceso más
antiguo que existe y hace uso de los recursos humanos, tales como cálculos
mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Este
proceso es lento y expuesto a generar errores a lo largo de las etapas del
ciclo de procesamiento. Al final los resultados se expresan de manera escrita,
creando grandes volúmenes de información escrita almacenada.
Como ejemplo podemos tener el registro
de asistencia de los empleados de una empresa, en donde el administrador
registra de forma manual, la asistencia de los empleados en una tabla llamada
registro, para luego al fin de mes obtener el resultado de asistencia de cada
empleado, quedando toda esta información almacenada en su registro.
b. Proceso Mecánico.- Se emplean máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las
reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual.
Esto trae como consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso
y la reducción de errores, pero mantiene como desventaja que toda la
información resultante debe someterse a un proceso de almacenamiento. Ejemplo:
Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecánico, que
interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente
coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y
proporcional al tiempo.
c. Proceso Electromecánico.- En este proceso el enlace de
información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de
almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de forma manual, pero para
realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las
cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que
realizan las máquinas perforadoras, que mediante el uso de la energía
eléctrica, activan un motor, y el eje de este motor con su adaptador
respectivo, permiten perforar suelos a distintas profundidades.
d. Procesos
Electrónicos.- En estos procesos se emplean las computadoras, por lo que los recursos
humanos no son requeridos en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el
computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado
deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente altas,
obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el empleo
de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos
diarios de la casa, ver recetas de cocina,.. etc.
ESQUEMA DE PROCESAMIENTO DE
LOS DATOS
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El
procesamiento de datos tiene las siguientes etapas:
1. ORIGEN.- Consta
en recoger los datos iniciales. Un registro original de datos recibe el nombre
de "documento fuente".
Ejemplo: Calificaciones
de prueba de los estudiantes. Debe observarse que si se presenta alguna duda
acerca de la nota final de un estudiante se puede regresar a los documentos
originales (hojas de exámenes) y observar si se ha cometido algún error durante
el procesamiento.
2. ENTRADA.- Los
datos iniciales de entrada se clasifican en forma conveniente para su
procesamiento, dependiendo esto de la máquina que se emplee.
Ejemplo: Al
usar dispositivos electromecánicos, los datos de entrada se perforan en
tarjetas y en las computadoras electrónicas los datos se registran en discos o
cintas.
3. PROCESAMIENTO.- Durante
el proceso se ejecutan las operaciones necesarias para convertir los datos en información
significativa. Cuando la información esté completa se ejecuta la operación de
salida, en la que se prepara un informe que servirá como base para la toma de decisiones.
4. SALIDA.- Se
recopila los resultados obtenidos en el proceso. La forma de los datos de
salida depende del empleo que se les vaya a dar a estos.
Ejemplo: Un resumen impreso de ventas para la gerencia
o simplemente datos que se deben almacenar para procesamientos posteriores.
5. DISTRIBUCIÓN.- Los
registros de los datos de salida se denominan "Documentos de informe o
reporte".
Por ejemplo:
Las hojas que se envían a registro técnico. Los documentos de información
pueden llegar a ser documentos fuente para futuros procesamientos.
6. ALMACENAMIENTO.- Los resultados del proceso se almacenan para utilizarlos
posteriormente como datos de entrada. Un conjunto unificado de datos en
almacenamiento se denomina "archivo" y un conjunto estructurado de archivos
conforma "Una base de datos".
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un Sistema de información
es un conjunto de partes que se relacionan entre sí para lograr un objetivo que
contribuirá a la toma de decisiones y esto es posible gracias a las diversas
actividades que se llevan a cabo, lo cual estimula que la organización desarrolle
sus procesos de mejor manera, obteniendo así una eficiente labor.
Es por esta razón que los Sistemas
de Información realizan las diversas actividades principales haciendo uso
de la computadora, lo cual permite un mejor desempeño de los sistemas de
información en las organizaciones públicas y/o privadas.
En conclusión podríamos
decir que un sistema de información es cualquier sistema computacional que se
utilice para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar,
transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de información.
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Para desarrollar
un SI se utilizan las siguientes pautas básicas:
- Conocimiento de la Organización.
Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así
como los futuros usuarios del SI.
- Identificación de problemas y
oportunidades. El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la
organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva.
- Determinar las necesidades. Se
procede a identificar a través de algún método de recolección de información la
información relevante para el SI que se propondrá.
- Diagnóstico. En este paso se
elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la
organización.
- Propuesta. Contando con la
información necesaria, se elabora una propuesta formal dirigida hacia la
organización.
- Diseño del sistema. Una vez
aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI.
- Codificación. Con el algoritmo
ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación determinado.
- Implementación. En este paso se
realiza la instalación de los equipos informáticos, redes y la aplicación generada
en la etapa de Codificación.
- Mantenimiento. Proceso de
retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el
mejoramiento o la adaptación del SI.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Dado a que el
principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las
actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener
ventajas competitivas, los SI se pueden clasificar en:
- Sistemas Competitivos
- Sistemas Cooperativos
- Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta
clasificación es muy genérica, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno
que cumpla varias de las características anteriores.
